Vyhlásenie o ochrane osobných údajov

Osobné údaje zhromažďujeme, keď sa registrujete prostredníctvom našej webovej stránky, osobne, z externých zdrojov (napr. pracovné portály) alebo prostredníctvom kanálov sociálnych médií. Ak sa zaregistrujete prostredníctvom platformy sociálnych médií, budete odkázaní na najnovšiu verziu tohto vyhlásenia a registráciou vyjadrujete súhlas s jeho podmienkami. V závislosti od fázy nášho vzťahu spracúvame rôzne typy údajov:

Pred pridelením práce (registrácia alebo žiadosť)
Keď sa u nás zaregistrujete, podáte žiadosť prostredníctvom webovej stránky alebo máme prvý kontakt, zhromažďujeme okrem iného:

• meno, adresa, kontaktné údaje, dátum narodenia, pohlavie a štátna príslušnosť;
• životopis, pracovné skúsenosti, vzdelanie, motivácia a dostupnosť;
• motivačné listy, poznámky z pohovorov, úvodné video alebo akékoľvek ďalšie informácie, ktoré poskytnete;
• údaje automaticky zhromaždené prostredníctvom našej webovej stránky alebo aplikácie, napríklad cookies;
• pre samostatne zárobkovo činné osoby: vyššie uvedené údaje doplnené o hodinovú sadzbu, oblasť práce, informácie o mobilite, údaje z obchodného registra a iné podnikateľské údaje.

Tieto údaje používame na posúdenie, či vám vieme nájsť vhodné pracovné zaradenie, a na udržiavanie kontaktu s vami.

Po pridelení práce  
Akonáhle začnete pracovať prostredníctvom nás alebo s vami uzavrieme zmluvu, spracúvame ďalšie údaje vrátane:

• rodné číslo (BSN), doklad totožnosti, pracovné povolenie (ak je relevantné);
• zmluvy, pracovné dohody, údaje o výkone alebo hodnotení, plat a bankové údaje;
• údaje o neprítomnosti a zdraví (ak sú relevantné), dôchodkové informácie a údaje o poistení;
• pre používanie aplikácie Covebo Square App: prihlasovacie údaje a informácie o polohe;
• pre medzinárodných zamestnancov: údaje o poistení, ubytovaní, doprave a podpore v Holandsku;
• pre samostatne zárobkovo činné osoby: vyššie uvedené údaje doplnené o DIČ, platobné údaje, zmluvné informácie a údaje o zákazkách.

Tieto údaje sú potrebné na vykonávanie vašej zmluvy, spracovanie miezd, dohľad a administratívne povinnosti, ako sú dane a poistenie..

Údaje klientov, dodávateľov a obchodných partnerov
Od obchodných kontaktov spracúvame najmä:

• meno, funkciu a kontaktné údaje v rámci spoločnosti;
• číslo v obchodnom registri, IČ DPH a bankové údaje;
• údaje potrebné na uzatvorenie alebo plnenie zmlúv;
• informácie z komunikácie s našimi zamestnancami alebo systémami.

Nie ste povinní poskytnúť svoje osobné údaje, ale môže to ovplyvniť naše služby. Ak sú určité údaje vyžadované zákonom, zmluvou alebo dohodou, informujeme vás, čo to znamená a aké následky môže mať, ak údaje neposkytnete.

Zhromažďujeme a spracúvame údaje na účely poskytovania našich služieb. Robíme to na základe týchto právnych základov:

• plnenie zmlúv;
• zákonné povinnosti;
• váš súhlas;
• oprávnené záujmy (sloboda podnikania).

Ak sa spracúvanie zakladá na vašom súhlase, môžete ho kedykoľvek odvolať kontaktovaním nás na adrese privacy@houseofcovebo.nl.

Vaše údaje používame na nasledujúce účely:

Nábor, výber a umiestňovanie do práce

• párovanie s voľnými pracovnými miestami alebo zákazkami;
• posudzovanie vhodnosti a dostupnosti kandidátov alebo samostatne zárobkovo činných osôb;
• kariérne poradenstvo a usmerňovanie;
• správa žiadostí a korešpondencie týkajúcej sa žiadostí;
• používanie aplikácie Covebo Square App (napríklad navigácia a správa účtu);
• kontaktovanie prostredníctvom pracovných portálov a sociálnych médií za účelom pracovných príležitostí.

Realizácia zmlúv

• spracúvanie pracovných, sprostredkovateľských alebo zákazkových zmlúv;
• správa miezd a platov vrátane daňových odvodov;
• správa firemných áut, cestovných nákladov a pokút;
• poistenia (napríklad práceneschopnosť, zodpovednosť a úrazové poistenie);
• usmerňovanie pri práceneschopnosti a reintegrácia;
• správa obchodných zmlúv s klientmi, dodávateľmi a partnermi.

Riadenie vzťahov

• udržiavanie kontaktu s klientmi, dodávateľmi a obchodnými partnermi;
• spracúvanie kontaktných žiadostí prostredníctvom webovej stránky (napríklad kontaktné formuláre);
• prieskumy spokojnosti zákazníkov a hodnotenie našich služieb;
• zasielanie pozorností, pozvánok na stretnutia alebo podujatia;
• kontakt ohľadom dostupnosti, plánovania práce a komunikácie súvisiacej s prácou;
• riadenie vzťahov s investormi.

Marketing a komunikácia

• priame marketingové aktivity (ako mailové kampane, newslettery a ponuky);
• poskytovanie informácií o našich službách, školeniach alebo podujatiach;
• marketingové aktivity zamerané na uchádzačov o zamestnanie alebo klientov;
• analýza digitálnej e-mailovej prevádzky a používania webových stránok s cieľom optimalizovať komunikáciu.

Riadenie, organizácia a IT

• údržba, bezpečnosť a rozvoj webových stránok a IT systémov;
• správa interných systémov pre prevádzkové procesy;
• certifikácie kvality a optimalizácia procesov;
• interné kontroly, manažérske reporty, bezpečnosť podniku a audity.

Zákonné povinnosti a súlad s predpismi

• dodržiavanie pracovnej, daňovej a sociálnej legislatívy;
• zákonné povinnosti uchovávania a overovanie údajov;
• dodržiavanie ďalších relevantných právnych predpisov o ochrane súkromia a sektorových predpisov.

Strategické a právne riadenie podniku

• právne a podnikové riadenie organizácie;
• riadenie rizík a interné audítorské postupy;
• fúzie, akvizície alebo iné strategické obchodné aktivity (vrátane due diligence)

Vaše údaje zdieľame s externými stranami iba vtedy, ak je to nevyhnutné pre naše služby alebo ak sme na to zákonne povinní. To zahŕňa okrem iného:

• (potenciálni) klienti a obchodní partneri, u ktorých môžete byť umiestnení alebo vykonávať prácu;
• poskytovatelia služieb, ktorí nás podporujú, ako napríklad IT dodávatelia, účtovníci, právnici alebo audítori;
• dôchodkové fondy, pracovné zdravotné služby, poisťovne a banky na účely vedenia agendy práceneschopnosti, platieb a pracovných podmienok;
• štátne orgány, ak sme na to zákonne povinní alebo na základe súdneho príkazu;
• partneri v oblasti vzdelávania a rozvoja, ako napríklad školiace agentúry alebo vzdelávacie inštitúcie;
• strany, ktoré zabezpečujú ubytovanie, dopravu a poistenie pre medzinárodných zamestnancov..

House of HR
House of Covebo je súčasťou House of HR, siete spoločností pôsobiacich v oblasti personálnych a HR služieb v rámci Európskeho hospodárskeho priestoru (EHP). V rámci tejto skupiny niekedy spolupracujeme v oblastiach, ako sú IT a správa systémov, účtovníctvo a administratíva, správa pohľadávok, analýzy, reportovanie a štatistiky alebo priame marketingové aktivity. House of Covebo zostáva vaším prvým kontaktným miestom pre otázky týkajúce sa ochrany súkromia.

Vaše osobné údaje sa v zásade spracúvajú v rámci Európskeho hospodárskeho priestoru (EHP). Ak sa údaje predsa len prenášajú mimo EHP, uskutoční sa to iba vtedy, ak krajina poskytuje primeranú úroveň ochrany podľa rozhodnutia Európskej komisie alebo prostredníctvom vzorových zmlúv (štandardných zmluvných doložiek). Okrem toho prijímame doplnkové technické a organizačné opatrenia, ako sú šifrovanie a minimalizácia spracúvania údajov. Pri prenosoch do Spojených štátov sa môže využiť rámec EU-U.S. Data Privacy Framework alebo centrá zdieľaných služieb (SSC). Takto zaisťujeme, že vaše údaje sú vždy chránené v súlade s európskymi pravidlami ochrany súkromia.

Ak chcete viac informácií o prenose vašich osobných údajov mimo EHP, môžete nás kontaktovať e-mailom na privacy@houseofcovebo.nl.

V House of Covebo považujeme za dôležité, aby boli vaše osobné údaje dobre chránené. Preto prijímame primerané technické a organizačné opatrenia, ako je šifrovanie, kontrola prístupu, zabezpečené IT systémy, pravidelné kontroly a školenia pre našich zamestnancov. Robíme všetko pre to, aby sme zabránili únikom údajov, ale nikdy ich nemôžeme úplne vylúčiť. Ak sa napriek tomu niečo neočakávane stane, okamžite konáme s cieľom obmedziť následky a splniť naše zákonné povinnosti, vrátane nahlasovania únikov údajov.

House of Covebo spracúva vaše osobné údaje starostlivo, v súlade s GDPR, a neuchováva ich dlhšie, než je potrebné na základe vzťahu a príslušného právneho základu (napríklad súhlasu alebo plnenia zmluvy).

Uchádzači o zamestnanie
Ak získame vaše údaje bez súhlasu (napríklad prostredníctvom pracovných portálov), uchovávame ich najviac 4 týždne po ukončení výberového konania. V priebehu tejto lehoty vás požiadame o súhlas s uchovávaním údajov až na 2 roky. Bez súhlasu budú vaše údaje po 4 týždňoch automaticky anonymizované. Toto platí aj pre priame registrácie prostredníctvom našej webovej stránky.

Zamestnanci
Po nástupe do zamestnania sa právny základ mení na plnenie pracovnej zmluvy. Vtedy platia zákonné lehoty uchovávania:

• mzdová a finančná agenda: 7 rokov po skončení pracovného pomeru;
• kópia dokladu totožnosti, pracovnej zmluvy, daňového vyhlásenia: 5 rokov po skončení pracovného pomeru;
• ostatné údaje v osobnom spise (napríklad diplomy a evidencia neprítomnosti): 2 roky po skončení pracovného pomeru.

Ak údaje už nie sú potrebné, budú bezpečne vymazané alebo anonymizované. Vo výnimočných prípadoch (napríklad súdne konania alebo uplatňovanie práv na ochranu súkromia) sa môžu údaje uchovávať kratšiu alebo dlhšiu dobu.

Ak spracúvame vaše osobné údaje, máte právo na prístup, opravu, vymazanie, obmedzenie spracúvania, prenosnosť údajov, námietku a podať sťažnosť na Holandský úrad na ochranu údajov. V tejto veci sa môžete obrátiť na svojho kontaktného pracovníka alebo nám poslať e-mail na privacy@houseofcovebo.nl. Odpovieme do jedného mesiaca, pokiaľ nebude potrebné predĺženie lehoty. Niekedy musíme žiadosť odmietnuť; v takom prípade vám to vysvetlíme. Na účely overenia môžeme požiadať o doklad totožnosti.

Ak máte otázky, pripomienky alebo sťažnosti týkajúce sa ochrany alebo používania vašich osobných údajov, môžete sa tiež obrátiť na nášho zodpovedného za ochranu údajov (DPO) na adrese dpo@houseofcovebo.nl

House of Covebo neprijíma rozhodnutia s významnými dôsledkami pre vás na základe automatizovaného spracúvania bez ľudského zásahu.

Toto vyhlásenie o ochrane osobných údajov sa riadi holandským právom.